Le spese possono essere rimborsate secondo le seguenti tre modalità:

• un rimborso analitico, o a piè di lista, delle spese sostenute dal lavoratore;
• un rimborso forfetario che avviene mediante la corresponsione di una indennità giornaliera, o diaria, e di una indennità oraria, per le frazioni di giornata;
• un rimborso misto, ossia un’indennità forfettaria alla quale si aggiunge un rimborso analitico.

Tutte le spese (o una parte, nel caso di pagamento della diaria) effettivamente sostenute dal lavoratore nell'interesse dell’azienda, sono a carico di quest’ultima. Il datore di lavoro è obbligato a rimborsare le spese documentate con adeguati giustificativi.

I rimborsi spese sono somme che non hanno natura retributiva e, quindi, non incidono su altri elementi della retribuzione, sul TFR e non sono assoggettati a contributi previdenziali.

I rimborsi spese inerenti l’uso dell’autovettura possono essere calcolati facendo riferimento alle tariffe ACI, che tengono conto, a seconda del tipo di autovettura e del numero di chilometri percorsi, del consumo di benzina, dell’ammortamento della vettura, delle spese di assicurazione, ecc..